So lösen Sie 5 gängige Problematiken in der Bildverwaltung

Wenn Sie mit der Kreation, dem Management und der Publikation von Inhalten arbeiten, ist Ihnen der Begriff Digital Asset Management (DAM) wahrscheinlich ein Begriff. Kurz gesagt, ist ein DAM ein integrierbares System zur Verwaltung digitaler Assets wie Bilder, Grafiken, Videos usw.

Ein DAM System ist dabei aber viel mehr als eine herkömmliche Medienbank und löst viele Herausforderungen, die herkömmliche Cloud Speicher nicht lösen können.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf 5 der häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit Content Management und erläutern, wie ein DAM System diese ganz einfach lösen kann.

1. Dateien gehen verloren oder sind schwer zu finden

Bei der Verwendung von herkömmlichen Ordnerstrukturen müssen Sie oft im Vorfeld wissen, wo genau ein Asset gespeichert ist oder wie genau es heißt, um es zu finden. Vielleicht suchen Sie beispielsweise die neueste PowerPoint-Vorlage des Unternehmens, wissen aber nicht mehr, ob sie im Ordner für PPTs, Marketingmaterialien oder Vorlagen gespeichert ist.

Eine weitere Herausforderung beim herkömmlichen Speichern besteht darin, dass Mitarbeiter digitale Assets lokal oder in gemeinsam genutzten Ordnern ablegen, so dass es für andere schwierig sein kann, bei Bedarf darauf zuzugreifen.

Arbeiten Sie beispielsweise mit einer externen Design-Agentur zusammen, die einen in Google Drive gehosteten Ordner freigibt, auf den nur ein paar ausgewählte Personen Zugriff haben?

Oder Sie möchten Videoclips aus einem früheren Projekt finden, können diese aber nicht finden, weil sie lokal von jemandem gespeichert wurden, der nicht mehr im Unternehmen arbeitet.

Lösung: Aufbau eines auf Metadaten basierenden Systems

Um die Kontrolle über alle Dateien zu behalten, ist es wichtig, dass sie in einem zentralen Ablageort gespeichert und verwaltet werden. Unabhängig davon, ob sich dieser Speicherort in der Cloud oder auf lokalen Servern befindet, benötigen Sie ein geeignetes System, das sicherstellt, dass jeder über dieses System auf die benötigten Dateien zugreifen und neue Assets hochladen kann.

Ein DAM System kann perfekt als solch ein zentraler Knotenpunkt fungieren. Da es auf Metadaten basiert, können Sie Teammitgliedern mehrere Möglichkeiten für die Suche nach Inhalten bieten und brauchen nicht mehr länger an festen Ordnerstrukturen festhalten.

Mehr zum Thema: Metadatenmanagement – Was ist das und warum ist es wichtig?

Zur Erinnerung: Metadaten sind übergeordnete Daten, die Ihre Dateien beschreiben, und sind für jedes DAM unerlässlich. Wenn digitale Assets mithilfe von Metadaten strukturiert werden, können Systembenutzer Assets finden, indem sie frei nach relevanten Schlüsselwörtern suchen oder benutzerdefinierte Taxonomien verwenden, um z.B. irrelevante Dateiformate oder Stichworte herauszufiltern.

2. Die Zusammenarbeit an Content ist ineffizient und unzuverlässig

Die Erstellung und Publikation von Inhalten erfordert oft eine intensive Zusammenarbeit. So kann es beispielsweise sein, dass Sie die Freigabe bestimmter Personen benötigen, bevor Sie ein Bild oder einen Entwurf veröffentlichen. Ein anderes Beispiel sind Bilder, die in Zusammenarbeit mit Externen erstellt wurden, was oft dazu führt, dass Dateien per E-Mail und in gezippten Ordnern oder Download Links hin- und hergeschickt werden.

Darüber hinaus sind viele digitale Assets auch für Personen außerhalb des Kommunikationsteams relevant, z. B. Firmenlogos und Verkaufsmaterialien. Diese Dateien müssen für das gesamte Unternehmen leicht auffindbar sein, sollten aber auch widerrufbar sein, sobald sie nicht mehr relevant sind, um zu vermeiden, dass veraltete Materialien verwendet werden.

Lösung: Speichern Sie alle visuellen Elemente in einem dynamischen, zentralen System

Wie bereits erwähnt, kann ein DAM als Dreh- und Angelpunkt der Marke für das Unternehmen fungieren und es jedem ermöglichen, benötigte Assets zu finden. Mit erweiterten Benutzereinstellungen können Sie ganz einfach festlegen, wer auf welche Dateien zugreifen darf, und auch den Status dieser Dateien (z.B. Genehmigungen oder Rechte) kann durch visuelle Marker gut ersichtlich aufgezeigt werden. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Teammitglieder veraltete oder nicht freigegebene Inhalte verwenden. Gleichzeitig ist es leicht das zu finden, was gebraucht wird, ohne herumfragen zu müssen.

Die meisten DAMs bieten auch die Möglichkeit, Notizen zu Ihren Assets hinzuzufügen, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern. Dank dynamischer Alben können Assets einfach extern geteilt werden, ohne sich auf Drittanbieter wie Dropbox oder Wetransfer verlassen zu müssen.

3. Die Online Veröffentlichung von Inhalten ist zeitaufwändig

Ihre Website(s) auf dem neuesten Stand zu halten, kann zeitaufwändig sein. Vor allem, wenn Ihre Online-Präsenz Artikel oder Newsletter enthält, müssen Sie regelmäßig neue Bilder und Grafiken hochladen. Dies bedeutet oft, dass Sie eine Datei erst suchen, prüfen, herunterladen und hochladen müssen, bevor sie verwendet werden kann. Auch wenn dies als einmalige Aufgabe keine Herausforderung darstellt, ist es definitiv zeitaufwändig, wenn dies regelmäßig geschieht.

Lösung: Integrieren Sie Ihr DAM System mit einem CMS

Indem Sie Ihr DAM System in Ihr Content Management System (CMS) integrieren, stellen Sie eine direkte Verbindung zwischen Ihrer Website bzw. Ihren Websites und Ihrem Asset-Speichertort her. Auf diese Weise haben Sie bei der Arbeit an einem Blogartikel, einer Landing Page oder beim einfachen Ersetzen einer Grafik die ausgewählten Assets immer leicht durchsuchbar und über ein Web Widget verfügbar. Die Assets können direkt in die Website importiert werden, ohne dass Sie sie erneut herunterladen und hochladen müssen, was Zeit spart und die volle Kontrolle über die Online-Präsenz Ihrer Marke gewährleistet.

Bonus Tipp: Nutzen Sie die API, um ein Content Ökosystem rund um Ihr DAM aufzubauen

Die meisten DAMs verfügen über eine offene API und können in eine Vielzahl verschiedener Systeme und Programme integriert werden, z. B. in Design-Software, Produkt Information Management Systeme (PIM), Projektmanagementsysteme und viele mehr. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen, können Sie ein maßgeschneidertes Content Ökosystem aufbauen, in dessen Mittelpunkt das DAM steht, so dass jedes Asset in der entsprechenden Software verfügbar ist.

4. Der Rückruf von Bildmaterial ist ein aufwändiger und manueller Prozess

Wenn ein Asset nicht mehr relevant ist, die Lizenz abgelaufen ist oder aus einem anderen Grund - manchmal müssen Assets entfernt und zukünftig nicht mehr verwendet werden. Ohne ein DAM kann dies ein mühsames Projekt sein, das viel interne Kommunikation erfordert, um sicherzustellen, dass das Asset aus allen Ordnern, lokalen Speichern und Kampagnen entfernt wird.

Lösung: Erstellen Sie Workflows zur Verwaltung von Rechten, Lizenzen und Genehmigungsstatus

Mit einem DAM System können Sie automatisierte, metadatengesteuerte Workflows einrichten, d. h. bestimmte Aktionen werden ausgelöst, sobald bestimmte Änderungen an den Daten eines Assets vorgenommen werden. So können Sie beispielsweise einen automatischen Workflow einrichten, der Assets widerruft, sobald ein Verfallsdatum erreicht ist, oder Assets in Ihrem öffentlichen Archiv verfügbar macht, sobald sie für diesen Zweck freigegeben wurden.

Bonus Tipp: Fügen Sie Ihren Bildern Einverständniserklärungen bei

Wenn Sie Fotos haben, auf denen Personen abgebildet sind, ist Consent Management eine besonders nützliche Funktion, mit der Sie Ihren digitalen Assets angepasste Einwilligungsformulare anhängen können. Auf diese Weise können Sie leicht nachverfolgen, welcher Art von Nutzung eine Person zugestimmt hat, und sollte die Person ihre Zustimmung widerrufen, wird dies automatisch im angehängten Formular vermerkt.

Mehr zum Thema: Consent Management für effektive Einhaltung der DSGVO

5. Das System ist nicht skalierbar

Eine der größten Herausforderungen für die Unternehmen ist die Skalierbarkeit der Content Operations. Je mehr Inhalte online konsumiert werden und je vielfältiger die Plattformen und Geräte sind, desto größer ist der Bedarf an einer effizienten Erstellung und Distribution von Content. Die Erwartungen sind hoch, insbesondere in Bezug auf visuelle Qualität, Relevanz und Geschwindigkeit. Viele Unternehmen sehen sich daher mit einer ständig wachsenden Menge an Inhalten konfrontiert und manchmal können ihre bestehenden Systeme mit dieser Zunahme nicht Schritt halten.

Lösung: Wählen Sie ein DAM mit Content Operations Funktionen

Heutige DAMs fungieren nicht mehr nur als reine Medienbanken. Stattdessen sollten sie es Ihnen ermöglichen, Ihre Content Operations zu skalieren und nahtlos die richtigen Assets und Daten an die richtigen Stellen zu senden - und das mit hoher Geschwindigkeit.

Mehr lesen: 5 Vorteile eines DAM Systems für Ihr Content Management

Wenn Sie in ein DAM mit erweiterten Möglichkeiten für Metadaten, Workflow-Konfiguration und einer offenen API investieren, stehen die Chancen gut, dass das System mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und den Veränderungen des Marktes Schritt halten kann.