DAM Erfolgsgeschichte - Die White House Historical Association
— "Fotoware hat unser Potenzial vergrößert, unsere Nutzerschaft erweitert und ein schnelles Wachstum unserer digitalen Sammlung ermöglicht."
Die WHHA und Fotoware
Im Jahr 2016 startete das WHHA seine digitale Bibliothek, die etwa 20.000 öffentlich zugängliche Assets, über 300.000 intern verfügbare Assets und etwa 4.000 registrierte Nutzer umfasst. Letztere nutzen über 60 deskriptive Metadatenfelder in ihrer Arbeit mimt der digitalen Sammlung. Die digitale Bibliothek wird von der Fotoware Digital Asset Management Lösung unterstützt und ist teilweise öffentlich zugänglich.
Manuelle Überarbeitung und Freigabe
Um eine einheitliche Qualität im gesamten System zu gewährleisten, war ein mehrstufiger Freigabeprozess erforderlich. Zuvor wurde dies über Excel-Tabellen und E-Mail-Korrespondenz abgewickelt, was sowohl zeitaufwändig als auch schwer überschaubar war. Es bestand immer die Gefahr, dass wichtige Notizen verloren gingen oder dass eine Freigabe aufgrund eines menschlichen Fehlers abgebrochen wurde, da Bilder und Notizen von verschiedenen Plattformen gesendet und abgerufen werden mussten.
Lösungen mit Digital Asset Management
Eine zentrales Speichersystem
Seit der Einführung von Fotoware kann die White House Historical Association mehrere Archive unterhalten. Während einige Archive für den internen Gebrauch bestimmt sind, ist eines auch für die Öffentlichkeit zugänglich. Die Konfiguration der Website ermöglicht es, mit der Hilfe von Taxonomien als auch der intuitiven Suchfunktion durch Fotos zu stöbern. Auf diese Weise bleibt das öffentliche Archiv lebendig und einfach zu navigieren. Die internen Archive erleichtern die Arbeit mit Dateien, die nicht für den öffentlichen Gebrauch freigegeben sind.
Automatisierte Freigabeprozesse
Der Freigabeprozess wird durch die Verwendung eines automatisierten Workflows optimiert. Er besteht aus einer Reihe von Aktionen zur Überprüfung, mit denen das Asset zur Genehmigung an das Historiker- und Bibliotheksteam gesendet wird. Schließlich wird das Asset zur endgültigen Freigabe an das Team der Digitalen Bibliothek gesendet. Auf diese Weise wird der gesamte Überprüfungsprozess innerhalb des DAM durchgeführt, wobei jeder Schritt verfolgt werden kann.
