Metadaten Management - Was ist das und warum ist es wichtig?

Was sind Metadaten?

Um zu verstehen, worauf sich das Metadatenmanagement bezieht, müssen Sie zunächst einmal wissen, was Metadaten sind. Kurz gesagt, sind Metadaten Daten, die Informationen über eine bestimmte Datei bieten. Sie können von Schlagworten und Beschreibungen bis hin zu EXIF-Daten, Zeit und Datum und Versionsgeschichte reichen.

Manchmal sind diese Daten bereits bei der Erstellung der Datei vorhanden, manchmal werden sie später hinzugefügt oder angepasst. In jedem Fall sind sie ein wesentlicher Bestandteil des Inhalts einer Datei und können, wenn sie effektiv verwaltet werden, den Wert und die Investitionsrendite (ROI) Ihres digitalen Bestands steigern.

Mehr dazu: Automatische Metadatenvergabe in DAM – die 5 wichtigsten Gründe

Während einige Unternehmen den Metadaten nur wenig Aufmerksamkeit schenken, sparen andere durch die Optimierung Ihrer Metadatenstrukturen wertvolle Ressourcen und erhöhen die Gesamtkontrolle über ihre digitalen Inhalte. Anstatt sich beispielsweise auf Ordnerstrukturen zu verlassen, machen sie Dateien durch Schlagworte und dynamische Filter durchsuchbar.

Mit effizientem Metadatenmanagement können Sie automatische Workflows für das Widerrufen, Veröffentlichen oder Versenden digitaler Inhalte ohne menschliches Zutun erstellen. Außerdem sind Dateien mit umfangreichen und aktuellen Metadaten für Menschen und Computer leichter zu beurteilen, was die allgemeine Kontrolle und den Informationsaustausch verbessert.

Mehr zum Thema: Ausgefeiltes Metadatenmanagement mit Content Platform bei LIECHTENSTEIN. The Princely Collections

Drei Typen von Metadaten

Der weitgefasste Begriff „Metadaten“ lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen: Deskriptiv, Administrativ und Strukturell.

Deskriptive Metadaten beziehen sich auf Informationen über den eigentlichen Inhalt des Assets. Dabei kann es sich um Schlagworte und Inhaltskategorien handeln, aber auch um eingebettete Informationen wie den Namen des Urhebers und Kontaktinformationen, das Erstellungsdatum der Datei oder die Seriennummer einer Kamera.

Wenn sie effektiv verwaltet werden, ermöglichen beschreibende Metadaten das einfache Auffinden von Inhalten, die erweiterte Suche in umfangreichen Beständen oder die Weitergabe von Informationen über bestimmte Inhaltselemente.

Administrative Metadaten ermöglichen eine erweiterte Verwaltung digitaler Bestände, einschließlich Informationen über ihre rechtlichen und technischen Beschränkungen, Berechtigungen, Lizenzen, Bestandsqualität, Lebenszyklusphase und vieles mehr.

Diese Formen von Metadaten werden oft an die jeweiligen Branchen angepasst. Ein E-Commerce-Unternehmen kann beispielsweise Informationen über Kampagnen und Veröffentlichungsdaten einbeziehen, während sich ein Unterhaltungsunternehmen eher auf das Urheberrecht, den Freigabestatus von Künstlern oder die Zustimmung zur Verwendung von Fotos konzentrieren kann.

Administrative Daten sind nicht nur für den Informationsaustausch wichtig, sondern auch ein zentraler Bestandteil von metadatenbasierten Workflows, da sie oft als Vorläufer - oder Auslöser - für gewünschte Ergebnisse dienen.

Mehr lesen: So nutzen Sie KI für Digital Asset Management mit Auto-Tagging

Strukturelle Metadaten sind Daten, die die Struktur der gespeicherten Bestände und die Beziehungen zwischen ihnen beschreiben. Sie werden in der Regel bei der maschinellen Verarbeitung verwendet und arbeiten im Hintergrund, um eine reibungslosere Endbenutzererfahrung zu gewährleisten.

Oft werden strukturelle Metadaten mit der Übersicht von Buchkapiteln verglichen, wobei ihr Hauptzweck darin besteht, dem Inhalt eine Gesamtstruktur zu geben.

Warum die Verwaltung von Metadaten wichtig ist

Branchenunabhängig ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie bei der Verwaltung digitaler Bestände bereits auf Herausforderungen gestoßen sind: Möglicherweise gab es Probleme beim Finden bestimmter Dateien, Unsicherheiten darüber, ob die Datei korrekt ist, oder Fragen zu einem bestimmten Inhalt, z. B. hinsichtlich der Lizenzvereinbarung oder des Genehmigungsstatus.

Mit der explosionsartigen Zunahme von digitalen Kanälen, Websites und Berührungspunkten mit Konsumenten digitaler Inhalte sind die oben genannten Herausforderungen aktueller denn je. Aus diesem Grund sollte jeder, der mit Inhalten arbeitet, das Metadatenmanagement besonders priorisieren.

Mehr lesen: 5 Vorteile eines DAM Systems für Ihr Content Management