Consent Management für effektive Einhaltung der DSGVO

Was ist Consent Management in Fotoware DAM?

Consent Management ist ein Modul, mit dem Sie individuelle Einverständniserklärungen erstellen und diese direkt mit relevanten Bildern und Videos zu verknüpfen. In Fotoware ist Consent Management als Add-On zur Digital Asset Management (DAM) Lösung verfügbar und macht es möglich, Einverständniserklärungen für Bilder direkt im System zu speichern, einzusehen und zu verwalten - so wird eine vollständige Transparenz im gesamten Unternehmen gewährleistet.

Die Einverständniserklärungen in Fotoware sind in hohem Maße anpassbar und können vor, während oder nach einer Veranstaltung (digital) unterzeichnet werden. Sie können simpel sein, mit einer einfachen „Ja oder Nein“-Frage, oder komplexer, genau zugeschnitten auf den angedachten Zweck. So kann eine Einwilligungserklärung beispielsweise Kategorien wie „soziale Medien“, „gedruckte Werbung“, „digitales Marketing“ usw. abdecken, so dass die Personen bestimmten Nutzungsarten zustimmen können.

Sobald eine Einwilligungserklärung dann an eine Datei angehängt ist, wird dem Bild automatisch ein visueller Marker hinzugefügt, die die im Formular angegebenen Werte (z. B. vollständige Einwilligung erteilt, teilweise Einwilligung erteilt, ausstehend) deutlich anzeigt. Und da die Marker auf Metadaten basieren, werden sie automatisch aktualisiert, wenn der Datei ein Formular hinzugefügt, es widerrufen oder durch ein anderes ersetzt wird.

Der Consent Management Workflow

Ein Arbeitsablauf für Consent Management zur Verwendung von Bildern besteht typischerweise aus drei Teilen:

Schritt 1: Einholung der Genehmigung für Bilder

Die Einholung der Einverständniserklärung kann auf verschiedene Weise erfolgen: vor, während oder nach der Aufnahme der Fotos. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Einverständniserklärungen vor der Aufnahme der Fotos über das System zu versenden. Dies kann per E-Mail geschehen oder aber auch über erstellte Links oder QR Codes.

Für spontane Situationen können Fotografen die Fotoware Mobile App nutzen, um direkt vor Ort Einverständnis einzuholen. In solchen Fällen kann die Person, die das Formular unterschreibt, einfach einen QR Code scannen (der an Ort und Stelle mit dem Telefon des Fotografen generiert wird) und sofort auf das Formular zugreifen.

Eine dritte Möglichkeit besteht darin, die mündliche Zustimmung vor der Aufnahme der Fotos einzuholen und anschließend die formelle Zustimmung schriftlich festzuhalten. Dies kann vorteilhaft sein, wenn viele Personen fotografiert werden aber nur wenige Bilder für die weitere Verwendung ausgewählt werden. In solchen Fällen markieren Sie einfach die ausgewählten Fotos einer Person, und bitten per E-Mail um Genehmigung. Nach der Unterzeichnung werden die Bilder automatisch mit visuellen Markern aktualisiert, die die Eingaben in der Einverständniserklärung widerspiegeln.

Schritt 2: Verwaltung von Consent

Sobald die Einwilligungen eingeholt sind, können Sie diese im System verwalten und sicherstellen, dass sie den richtigen Dateien zugeordnet werden. Wenn die Einverständniserklärung erst nach dem Hochladen der Bilder in das System eingeholt wird, ist die Verknüpfung der Assets in vielen Fällen bereits erfolgt. Andernfalls lässt sich dies leicht beheben, indem Sie die richtigen Dateien auswählen und ein oder mehrere Einverständniserklärungen für Bilder manuell anhängen.

Schritt 3: Widerrufen oder Aktualisieren von Einverständniserklärungen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Personen ihre Einwilligung zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen oder aktualisieren. In solchen Fällen lassen sich die zugeordneten Bildrechte mit ein paar Klicks leicht anpassen.

Wenn eine Person ihre Einwilligung widerruft, kann ein Systemadministrator einfach das im System gespeicherte digitale Formular widerrufen und alle zugehörigen Bilder werden automatisch mit neuen Markern aktualisiert, die deutlich anzeigen, dass kein Einverständnis vorhanden ist.

Falls ein neues Formular das alte ersetzt, etwa bei veralteten Einwilligungen, kann der Administrator das neue Formular verknüpfen und das alte löschen.

Mehr zum Thema: Wie verwendet man Mitarbeiter-Bilder DSGVO konform?

Nützliche Funktionen für DSGVO Compliance

Das Consent Management Feature von Fotoware bietet zahlreiche Funktionen, die Organisationen bei der DSGVO Compliance unterstützen:

Benutzerdefinierte Vorlagen, Kategorien und Felder

Nur wenige, wenn nicht gar keine, anderen Tools zur Verwaltung von Einverständniserklärungen für Bilder können in demselben Maße angepasst werden wie das Consent Management Feature in Fotoware. Innerhalb des Systems können Sie genau konfigurieren und auswählen, welche Arten von Informationen die Personen, die das Formular ausfüllen, angeben sollen. Zum Beispiel kann eine Organisation abfragen, dass die Personen eine vorher festgelegte ID (z.B. eine Mitarbeiternummer) hinzufügen, die als eindeutiger Identifikator für alle Bilder und Formulare, die mit der Person in Verbindung stehen, dient.

Bei der Erstellung eines Formulars - oder einer Vorlage, wie es im System genannt wird - kann der Administrator verschiedene Details anpassen, darunter: die Geschäftsbedingungen, Unternehmensinformationen, die Kategorien der Zustimmung (wozu eine Person zustimmt), Informationsfelder, was erforderlich und was optional ist, und der Inhalt des E-Mail Textes, der beim Versendes des Formulars verwendet wird.

Auf diese Weise können die Einwilligungsformulare auf eine Vielzahl von Anforderungen zugeschnitten werden. Von der Einholung einer Einwilligung für Bilder, die während eines bestimmten Fotoshootings oder einer Veranstaltung aufgenommen wurden, bis hin zu allgemeinem Einverständnis zur Speicherung und Verwendung, die sich auf alle Bilddaten im System beziehen.

Ablehnung der Einverständniserklärung

Wenn eine Person um ihr Einverständnis gebeten wird, hat sie immer die Möglichkeit, die Einwilligung mit einem einzigen Klick zu verweigern. Dies ist ein zentraler Schritt zur Einhaltung der DSGVO, da es den Personen die Möglichkeit bietet, die Bedingungen abzulehnen.

Standardmäßig fragt das System auch bei einer Ablehnung Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adresse ab aber dies kann angepasst werden. Beispielsweise kann man Formulare so konfigurieren, dass nur Vor- und Nachname abgefragt werden oder man kann nach zusätzlichen Informationen wie Telefonnummer oder Mitarbeiter-ID fragen.

Einverständnis von Erziehungsberechtigten

In Fällen, in denen Minderjährige auf Fotos zu sehen sind, können Admins mit dem Consent Management Tool die Formulare so konfigurieren, dass sie das Einverständnis der Eltern/Erziehungsberechtigten abfragen. Dies ist eine nützliche Funktion bei der Verarbeitung und Verwendung von Bildern, auf denen Minderjährige abgebildet sind, und lässt sich leicht als Vorlage konfigurieren.

Rollenbasierter Zugriff

Genau wie im DAM selbst stellt die rollenbasierte Zugriffskontrolle sicher, dass Benutzer nur das sehen, was sie sehen sollen. Während beispielsweise nur eine kleine Gruppe von Systemadministratoren die Gesamtheit der Einverständniserklärungen durchsuchen kann, sieht jeder, der mit  Marketingmaterialien arbeitet, die für sich relevanten Einverständniserklärungen und weiß sofort, ob die Bilder, Videos oder anderen Designs für bestimmte Zwecke verwendet werden dürfen.

Die rollenbasierte Zugriffskontrolle ist ein wesentlicher Schritt zur Einhaltung der DSGVO, da sie sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur denjenigen zugänglich gemacht werden, die einen legitimen Bedarf dafür haben.

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Erfolg mit Consent Management

Ob Neuling oder erfahrener Nutzer – mit Fotoware können Sie Ihre Workflows für Bilder und deren Einverständniserklärungen automatisieren und optimieren. Unser Expertenteam unterstützt Sie gerne bei der Konfiguration einer maßgeschneiderten Lösung, von Formularen für bestimmte Events bis hin zu ad hoc Zustimmungen per Mobile App.