Schwedens Museen: So gelingt die Verwaltung digitaler Sammlungen

Angesichts der Millionen an gespeicherten digitalen Assets von denen Tausende regelmäßig an verschiedenen Stellen im System gehandhabt werden müssen, ist die Behörde auf effektive Arbeitsabläufe angewiesen. Nur so können Sie die Kontrolle und die Übersicht über die umfassenden digitalen Sammlungen behalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Staatlichen Historischen Museen Schwedens Digital Asset Management (DAM) einsetzen, um ihre enormen Sammlungen von Inhalten effizient zu speichern, zu verwalten und zu teilen und so reibungslose und skalierbare Arbeitsprozesse zu gewährleisten.

Jedes Asset leicht finden

Durch die Speicherung aller Bildmaterialien in einer zentralen Plattform können die Historischen Museen eine einzige Informationsquelle für ihre Sammlungen sicherstellen. Alle Inhalte sind dort leicht durchsuchbar, sodass ein Asset jederzeit leicht wiedergefunden werden kann und Duplikate vermieden werden.

Da das System auf Metadaten basiert, ermöglicht es eine flexible und benutzerfreundliche Gestaltung des Aufbaus. Benutzer des Systems können nach intuitiven Schlüsselwörtern suchen und dank Filtern schnell einen Weg durch umfangreiche Sammlungen finden, um die richtige Datei in Sekundenschnelle zu lokalisieren – kein Herumfragen nach Speicherort oder Dateinamen notwendig. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter in den Bereichen Marketing und Kommunikation sowie für Kuratoren und Archivare, die häufig gezielt auf bestimmte Bilddaten zugreifen müssen.

Die Anwendungsfälle sind vielfältig und reichen von der Verwaltung digitaler Sammlungen und Ausstellungen bis zum Auffinden der richtigen Inhalte für Kampagnen oder PR-Zwecke.

Das Hinzufügen und die Anpassung von Metadaten werden teilweise durch metadatenbasierte Workflows automatisiert, die speziell auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten wurden.

Dank der Nutzung des Bildverwaltungstools FotoStation können die Fotoarchivare der Historischen Museen mehrere Aktionen zum Metadatenmanagement kombinieren, was eine effiziente Verschlagwortung und Korrektur von Metadaten ermöglicht. Das Tool ermöglicht auch verknüpfte Keyword-Listen, die relationale Metadatenstrukturen ermöglichen und den Aufwand für die Verschlagwortung von Assets durch stets aktualisierte Informationen minimieren.

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Zusammenarbeit zwischen den Museen

Eine einzige Softwarelösung für sieben Museen ist ein effizienter Weg, um eine nahtlose museumsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern. Sie erfordert jedoch ein sorgfältiges Setup, um als Quelle der Wahrheit für alle Institutionen Kontrolle und Effizienz zu gewährleisten. Mit Fotoware können die Staatlichen Historischen Museen Schwedens sicherstellen, dass alle Assets an einem zentralen Ort verfügbar und leicht auffindbar sind. Dies erleichtert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Suche nach bestimmten Inhalten.

Lizenzen effektiv verwalten

Wenn neue Assets in die Fotoware DAM Lösung hochgeladen werden, werden sie durch automatisierte Makros mit Metadaten angereichert, bevor sie schließlich von einem Administrator überprüft werden, der zusätzliche Metadaten hinzufügen kann, bevor die Assets archiviert werden. Als Teil dieses Prozesses können die Historischen Museen sicherstellen, dass jedes Asset mit den richtigen Lizenzen versehen ist und dass diese Daten für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.

Lizenzen und Bildrechte sind für die Museen von großer Bedeutung, da bestimmte Arten von Fotos gemeinfrei sein können, andere hingegen nicht. Durch den effektiven Einsatz des DAM Systems können die Dateien problemlos mit den richtigen Informationen versehen werden, so dass die Bilder den richtigen Personen für die richtigen Zwecke zugänglich sind.

Bewahrung von Kulturerbe

Im Bereich der Galerien, Bibliotheken, Archive und Museen sind Bildinhalte oft von zentraler Bedeutung. Große Mengen davon werden in der Regel über verschiedene Systeme, Plattformen und physische Standorte hinweg gespeichert. Um sie sicher und nachhaltig zu verwalten, ist es entscheidend, in skalierbare, konfigurierbare Systeme zu investieren, die über Möglichkeiten zur Automatisierung verfügen.