Metadaten Tagging – Best Practices
Metadaten Tagging ist entscheidend, um den Wert digitaler Assets in einem Digital Asset Management System zu maximieren. Mit beschreibenden Metadaten werden Dateien einfacher auffindbar, organisierbar und verwaltbar. Lernen Sie Best Practices kennen – von strukturierten Taxonomien und KI-gestütztem Auto-Tagging bis hin zu Workflows und Makros.
Was ist Metadaten Tagging?
Metadata Tagging beschreibt das Hinzufügen von deskriptiven Metadaten - Schlagwörtern, „Tags“, oder Kategorien - zu Dateien, um sie besser zu organisieren und schneller auffindbar zu machen. Im Rahmen von Digital Asset Management umfasst dies Informationen wie Keywords und Tags für Bilder, Videos oder Dokumente.
Mit diesen zusätzlichen Metadaten verbessern Sie die Strukturierung Ihrer Datenbank und Nutzer können Dateien einfach finden, filtern und gezielt nach Attributen durchsuchen.
Eine effektive Strategie für Metadaten ist die Basis für effiziente Workflows und gewährleistet, dass Ihre Assets über Teams hinweg gut organisiert und zugänglich sind. Dies trägt wesentlich dazu bei, den Wert Ihrer digitalen Inhalte zu maximieren.
Mehr zum Thema: Automatische Metadaten-Vergabe in DAM – die 5 wichtigsten Gründe
Wie man Metadata Tagging optimiert – Best Practices
Taxonomien für kontrollierte Vokabulare erstellen
Eine Taxonomie ist eine strukturierte Keyword-Liste, die sicherstellt, dass alle Nutzer einheitliche Begriffe verwenden. So vermeiden Sie inkonsistente Begriffe oder Rechtschreibfehler.
Beispielsweise könnten einige Ihrer Nutzer den Begriff „Computer“, andere „Laptop“ und wieder andere „PC“ oder „Mac“ verwenden. Mit einer vordefinierten Taxonomie stellen Sie sicher, dass für ein Konzept nur einheitliche Begriffe genutzt werden.
Die Struktur kann von einfachen Keyword-Listen bis hin zu komplexen Hierarchien reichen, die Beziehungen zwischen Elementen abbilden.
KI-basiertes Auto-Tagging nutzen
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) können Sie Teile des Verschlagwortungs-Prozesses automatisieren, durch automatische Generierung von Tags. Die KI Auto-Tagging Funktionalität kann an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden, z. B. mit Tags in mehreren Sprachen.
Mehr zum Thema: So nutzen Sie KI für Digital Asset Management mit Auto-Tagging
Die KI erkennt Objekte, Texte und sogar (die Anzahl von) Personen auf Bildern und kann bestimmte Workflows auslösen, wie etwa die automatische Kategorisierung von Bildern mit Personen, um für diese Einverständniserklärungen (im Rahmen der DSGVO) von den abgebildeten Personen einzuholen.
Workflows für Metadata Tagging
Mit metadatenbasierten Workflows und Business Rules können Sie Daten automatisch hinzufügen oder entfernen, je nach vordefinierten Bedingungen. Beispielsweise können Sie Workflows erstellen, die Dateien automatisch bestimmte Informationen zuweisen, sobald sie genehmigt sind, und diese Genehmigungen wieder ändern, sobald eine Datei Ihr Ablaufdatum erreichen.
Metadaten Makros nutzen
Makros vereinfachen die Automatisierung von Metadaten Prozessen. Sie können festlegen, dass bestimmte Informationen automatisch hinzugefügt werden, z. B. Datum und Uhrzeit oder vordefinierte Tags wie Zugriffsrechte oder Freigabestatus. Dies spart Zeit und verbessert die Konsistenz Ihrer Metadaten.
Integration mit anderen Datenmanagement Tools
Falls Sie Metadaten in Systemen wie einem Collection Management System oder einem Product Information System (PIM) verwalten, können Sie diese Tools mit Ihrem DAM integrieren. So können ausgewählte Metadaten automatisch übertragen werden und der manuelle Aufwand für die Verschlagwortung wird minimiert.
Warum Metadata Tagging wichtig ist
Unabhängig von Ihrer Branche sind Sie wahrscheinlich schon auf einige dieser Herausforderungen bei der Verwaltung digitaler Assets gestoßen: Schwierigkeiten, bestimmte Dateien zu finden; Unsicherheit, ob die Datei freigegeben ist oder ob es sich um die neueste Version handelt; oder Fragen z. B. zu Lizenzen, Copyright oder Einverständnis der abgebildeten Personen.
Durch die zunehmende Anzahl digitaler Kanäle und Touchpoints sind solche Probleme häufiger denn je. Effektive Prozesse für die Vergabe von Metadaten sind daher unerlässlich, um digitale Inhalte effizient zu verwalten.
Richtig getaggte Mediendateien lösen viele Herausforderungen, darunter:
- Das schnelle Auffinden der richtigen Inhalte
- Die Sicherstellung einer einzigen verlässlichen Datenquelle
- Den Überblick über den Lebenszyklus von Dateien zu behalten
- Rechte und Lizenzen effektiv zu verwalten
- Die Verfügbarkeit der richtigen Inhalte für die richtigen Personen sicherzustellen
