Uelzena Gruppe: Der Weg in die Cloud mit Fotoware DAM

Die Uelzena-Gruppe ist ein Milchverarbeitungsunternehmen mit Hauptsitz in Uelzen, Norddeutschland. Seit mehr als 70 Jahren stellt Uelzena eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte für die weltweite Lebensmittelindustrie her.

Heute produziert sie milchbasierte Zutaten wie Butter, wasserfreies Milchfett, Käse und gezuckerte Kondensmilch für die Süßwaren- und Lebensmittelindustrie sowie Instantgetränke für Verkaufsautomaten.

Uelzena nutzt seit 2014 ein Digital Asset Management (DAM) System von Fotoware. Vor einiger Zeit haben sie ihre DAM Lösung von On-Premises auf SaaS (Software as a Service) umgestellt.

Wir haben uns mit Anja Brand, Brand Managerin der Uelzena Ingredients Division, unterhalten, um mehr darüber zu erfahren, warum man sich für die Cloud entschieden hat und was die wichtigsten Vorteile nach der Migration sind.

Was ist der Hauptnutzen vom DAM in der Uelzena-Gruppe?

Wir verwalten die meisten unserer Fotos - bereits mehr als 8.000 - in unserem Fotoware DAM. Wir haben auch begonnen, Druckdateien für Broschüren und andere Materialien sowie Logos und Videos in dem System zu speichern. Das DAM wird hauptsächlich vom Marketingteam genutzt aber wir haben auch einen Zugang für unsere Werbeagenturen und Fotografen eingerichtet und stellen unseren Kollegen in anderen Abteilungen bei Bedarf Fotos zur Verfügung.

Warum hat sich die Uelzena-Gruppe für den Wechsel in die Cloud entschieden?

Früher mussten wir in der On-Premise-Umgebung sicherstellen, dass die Computer immer auf dem neuesten Stand sind und alle, die damit arbeiten, manuell auf dem gleichen Stand sind. Außerdem war die Arbeit nur auf den Computern möglich, auf denen die Software installiert war. Ebenso mussten wir uns immer darauf verlassen, dass unsere IT-Abteilung sich die Zeit nehmen konnte, um Support zu leisten.

Wir wollten, dass das System automatisch auf dem neuesten Stand gehalten wird, und die Mitarbeiter sollten arbeiten können, wo und wann sie wollen.

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Was sind die größten Vorteile nach der Migration?

Das System wird jetzt automatisch auf dem neuesten Stand gehalten, ohne dass wir uns selbst darum kümmern müssen. Das ist sehr hilfreich für uns. Und ein aktuelles System hat natürlich auch Vorteile in Bezug auf die digitale Sicherheit, weshalb unsere IT-Abteilung es ebenfalls begrüßt hat.

Außerdem genügen jetzt ein Internetanschluss und ein Browser, um mit dem DAM-System zu arbeiten und auf alle Funktionen zuzugreifen: Wir sind nicht mehr an bestimmte Computerarbeitsplätze gebunden. Das hat sich als sehr praktisch erwiesen, vor allem in den letzten Jahren, als die Zahl der Kollegen im Home Office zugenommen haen. Und wenn wir kurzfristig Praktikanten oder Auszubildende in der Marketingabteilung einstellen, ist die Einarbeitung jetzt viel einfacher.

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Auf welche Probleme sind Sie während der Migration gestoßen und wie haben Sie sie gelöst?

Insgesamt verlief die Migration sehr reibungslos. Die größte Herausforderung bestand darin, die Inhalte auf beiden Plattformen während der Migrationsphase auf dem gleichen Stand zu halten. Dazu haben wir das Inventar zu einem bestimmten Zeitpunkt (X) eingefroren und neue Assets lokal zwischengespeichert. Sobald die Cloud-Plattform vollständig verfügbar war, wurden die verschiedenen Daten in das neue System geladen.

Gut war auch, dass das alte und das neue System während der Umstellungsphase für kurze Zeit parallel liefen. So konnte leichter überprüft werden, ob alles korrekt übertragen wurde. Durch die Migration sind wir automatisch auf die neue Fotoware-Version umgestiegen und haben die Gelegenheit genutzt, entsprechende Anwenderschulungen durchzuführen.

Das Einzige, was wir nicht bedacht hatten, war, dass die Alben, die wir erstellt hatten, nach der Migration nicht mehr verfügbar waren. Wir haben das aber als Gelegenheit gesehen, aufzuräumen, und nur die Alben wiederhergestellt, die wir behalten wollten.*

*Die Migration von Alben kann je nach Anforderung und Prozess konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihr Migrationsprojektteam.

Was sind Ihre Lieblingsfunktionen in Fotoware DAM?

Metadaten

In der Vergangenheit haben wir Bilder nur in Ordnern auf dem Computer gespeichert. Je mehr Bilder wir hinzufügten, desto schwieriger wurde es, sie zu verwalten und bestimmte Bilder für Projekte auszuwählen. Dank der umfangreichen Möglichkeiten zur Verschlagwortung im DAM ist die Suche nach dem perfekten Bild ein Kinderspiel geworden - und das ist wirklich einer der wichtigsten Gründe für den Einsatz eines DAM Systems.

Um sicherzustellen, dass alle Kollegen das gleiche System und die gleichen Begriffe für die Verschlagwortung verwenden, haben wir umfangreiche Schlagwortlisten erstellt und in das System einpflegen lassen, so dass wir aus einer großen Vorauswahl leicht die passenden Begriffe auswählen können.

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Plug-in für Office-Programme

Die Funktion ist großartig, vor allem, um bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen Bilder direkt aus dem DAM auszuwählen und sie in der gewünschten Größe einzufügen. Und ich persönlich habe mich sehr gefreut, dass es diese Option auch für Adobe Photoshop gibt.

Was sind die Herausforderungen für die zukünftige Entwicklung des DAM?

Für uns besteht die größte Herausforderung darin, neben dem Fotobestand auch andere Dateien - wie Druckdaten aller Art und Layoutdateien für Verpackungen - konsequent in das System einzugeben und zu verwalten. Auch die Verwaltung von Videos wird für Uelzena immer wichtiger.

Generell wäre es schön, wenn man umfangreiche Bild(pixel-)bearbeitungen direkt im System vornehmen könnte. Und eine noch intuitivere Benutzeroberfläche wäre ebenfalls hilfreich.

In Zukunft wollen wir das neue Fotoware-Modul für die Organisation und Verwaltung von Einverständniserklärungen (Consent Management) evaluieren und sehen, wie und wo es Vorteile bringen kann.

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