Metadaten und Metadaten Management – Was ist das?

Was sind Metadaten?

Bevor wir uns mit den Besonderheiten des Metadatenmanagement befassen, sehen wir uns zunächst einmal genauer an, was Metadaten eigentlich sind. Kurz gesagt, sind Metadaten Daten über Daten, die Informationen über eine bestimmte Datei, eine Sammlung von Dateien oder die Beziehungen zwischen diesen bieten. In jeder Datei sind diese Daten enthalten. Im Digital Asset Management (DAM) Bereich handelt es sich häufig um Bild-Metadaten, die von Schlüsselwörtern und Beschreibungen bis hin zu EXIF-Daten, Zeit und Datum, Versionsverlauf und vielem mehr reichen können.

Manchmal sind diese Daten bereits bei der Erstellung der Datei vorhanden, manchmal werden sie später hinzugefügt oder angepasst. In jedem Fall sind sie ein wesentlicher Bestandteil des Dateiinhalts und können, wenn sie effektiv verwaltet werden, den Wert und den Return on Investment (ROI) Ihrer Dateien erhöhen.

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Während einige Unternehmen den Metadaten nur wenig Aufmerksamkeit schenken, sparen andere durch die Optimierung Ihrer Metadatenstrukturen wertvolle Ressourcen und erhöhen die Gesamtkontrolle über ihre digitalen Inhalte.

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Drei Arten von Metadaten

Es kann hilfreich sein, drei verschiedene Arten von Metadaten - deskriptive, administrative und strukturelle  - und ihre Bedeutung für das Metadatenmanagement zu betrachten:

Deskriptive Metadaten

Deskriptive oder beschreibende Metadaten beziehen sich auf Informationen über den eigentlichen Inhalt des Assets, zum Beispiel:

• Schlagworte
• Kategorien
• eingebettete Informationen wie der Namen und Kontaktinformationen der Urheber 
• Erstellungsdatum der Datei
• Seriennummer einer Kamera

Mit geeigneten Prozessen für das Metadaten Tagging können deskriptive Daten einfach zu Content Items hinzugefügt werden, und ermöglichen Benutzern so das einfache Auffinden von Inhalten, die erweiterte Suche in umfangreichen Bilddatenbanken oder die Weitergabe von Informationen über bestimmte Inhalte.

Administrative Metadaten

Administrative Metadaten ermöglichen eine erweiterte Verwaltung digitaler Assets, einschließlich:

• Informationen über ihre rechtlichen und technischen Beschränkungen
• Berechtigungen
• Lizenzen
• Content Qualität
• Lebenszyklusphase und vieles mehr.

Hier gibt es oft branchenspezifische Best Practices. Ein E-Commerce Unternehmen kann beispielsweise Informationen über Produkte, Kampagnen und Veröffentlichungsdaten einbeziehen, während sich ein Veranstalter von Events eher auf das Urheberrecht, den Freigabestatus von Künstlern oder das Einverständnis zur Verwendung von Fotos konzentrieren kann.

Administrative Daten sind nicht nur für den Informationsaustausch wichtig, sondern auch ein zentraler Bestandteil von metadatenbasierten Workflows, da sie oft als Vorläufer - oder Auslöser - für gewünschte Ergebnisse dienen.

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Strukturelle Metadaten

Strukturelle Metadaten sind Daten, die die Struktur der gespeicherten Bestände und die Beziehungen zwischen ihnen beschreiben. Sie werden in der Regel bei der maschinellen Verarbeitung verwendet und arbeiten im Hintergrund, um eine reibungslosere Endbenutzererfahrung zu gewährleisten.

Oft werden strukturelle Metadaten mit der Übersicht von Buchkapiteln verglichen, wobei ihr Hauptzweck darin besteht, dem Inhalt eine Gesamtstruktur zu geben.

Mit einer soliden Metadatenstruktur wird der Prozess der Metadatenverwaltung vereinfacht, da viele der wesentlichen Informationen bereits in der Struktur enthalten sind. Dabei kann es sich zum Beispiel um Beziehungen zwischen Metadatenfeldern, die Stellung der Datei in der Inhaltshierarchie usw. handeln.

Was ist Metadaten Management?

Metadatenmanagement, auch Metadaten Governance genannt, bezieht sich auf den strategischen Rahmen, der definiert, wie eine Organisation die Metadaten ihrer digitalen Inhalte verwaltet und pflegt. Dazu gehört die Festlegung von Regeln und Prozessen, die sicherstellen, dass sie einheitlich erstellt, gespeichert und verwaltet werden.

Ein effektives Management ist unabdingbar, um die Datenqualität über einen längerfristigen Zeitraum aufrechtzuerhalten, die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten und den Wert ihrer digitalen Ressourcen im Laufe der Zeit zu maximieren.

Eine solide Metadatenstrategie sollte festlegen, wer verantwortlich ist, wie sie organisiert werden sollen und welche Standards und Praktiken befolgt werden müssen, damit sie korrekt und relevant bleiben. Eine solche Strategie umfasst in der Regel die folgenden Elemente:

Aufgaben und Zuständigkeiten

Aufgaben und Zuständigkeiten für die Data Governance sollten teamübergreifend zugewiesen werden, wobei spezifische Zuständigkeiten für die Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung von Metadaten festgelegt werden sollten. Die Schulung der Benutzer im Umgang mit dem DAM System und seinen Daten ist ein weiteres wichtiges Element.

Metadaten Standards

Metadaten Standards sind etablierte Richtlinien, die definieren, wie Daten in einem DAM System strukturiert, benannt und verwendet werden sollten. Mit der Einhaltung eines etablierten Metadatenstandards wird sichergestellt, dass strukturierte Daten über verschiedene Plattformen und Abteilungen hinweg konsistent, untereinander kompatibel und leicht verständlich sind. Diese Standards erleichtern die Aufrechterhaltung der Datenqualität und vereinfachen Routinen.

Zu den gängigen Standards für Metadaten gehören:

• Dublin Core: Der in Bibliotheken, Museen und Kunst- und Kultureinrichtungen weit verbreitete Dublin Core Standard bietet eine einfache, aber effektive Reihe von Begriffen für die Beschreibung digitaler Ressourcen.

• IPTC: Standard des International Press Telecommunications Council (IPTC) wird häufig für Bilder verwendet, vor allem im Journalismus und in Medienunternehmen. Er enthält Felder für Copyright-, Standort- und Autoreninformationen.
  
  
• EXIF: EXIF-Metadaten werden vor allem in der Fotografie verwendet und enthalten technische Informationen über Bilder, wie Kameraeinstellungen, Datum und Standort.
  
  
• XMP (Extensible Metadata Platform): XMP wurde von Adobe entwickelt und ist aufgrund seiner Unterstützung für alle Arten von Multimediadateien und seiner zahlreichen Möglichkeiten zur individuellen Konfiguration weit verbreitet und äußerst vielseitig. Mit XMP lassen sich Metadaten leicht zuordnen und benutzerdefinierte Metadatenfelder verwenden, was die Einbindung branchenspezifischer Standards und Routinen ermöglicht.

Kontrolle der Datenqualität

Regelmäßige Überprüfung der Metadaten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Relevanz, um Probleme wie veraltete Tags, inkonsistente Namenskonventionen oder Duplikate zu vermeiden.

Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit

Für Organisationen mit gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. der DSGVO oder Copyright, hilft das Metadatenmanagement bei der Einhaltung der Vorschriften, indem es Nutzungsrechte, Einverständniserklärungen und andere rechtliche Informationen erfasst. Der Zugang zu sensiblen Informationen sollte auch durch die Implementierung einer rollenbasierten Zugangskontrolle eingeschränkt werden.

Datenanalyse und Change Management

Mit Veränderungen in einer Organisation ändern sich auch die Anforderungen an Metadaten. Daher ist ein strukturierter Ansatz für die Verwaltung von Neuerungen und Veränderungen erforderlich. Zu den Routinen kann eine Analyse der Systemnutzung z.B., wie Benutzer nach Inhalten suchen, gehören. Basierend darauf, sollten Metadaten aktualisieren werden, um die tatsächliche Nutzung der Datenbank besser widerzuspiegeln.

Durch diesen datengesteuerten Ansatz wird sichergestellt, dass alle Informationen auch dann relevant und wertvoll bleiben, wenn die Bilddatenbank wächst und sich verändert.

Warum die Verwaltung von Metadaten wichtig ist

Ein DAM System ist oft das Herzstück des Content Ökosystems für Unternehmen und die zentrale Anlaufstelle für digitale Inhalte, die von einer Vielzahl von Abteilungen innerhalb und außerhalb der Organisation genutzt werden. Der fundamentale Zweck eines DAM ist es, einfach und gezielt Dateien finden zu können, und Inhalte auf einfache und sinnvolle Weise zu verwenden. Gleichzeitig können dabei Nutzungsrechte, der Genehmigungsstatus, Zugriffsrechte oder das Lebenszyklusstadium der Inhalte nachverfolgt werden.

Um diese Rolle als „Single Source of Truth“ aufrechtzuerhalten, ist eine klare Strategie zur Verwaltung von Metadaten unerlässlich, um Konsistenz, Genauigkeit und Relevanz zu gewährleisten. Denken Sie daran:

• Planung ist die Grundlage für das Organisieren von Inhalten.
• Metadaten sind der Schlüssel zur effektiven Nutzung Ihrer Inhalte.
• Die Verwaltung von Metadaten sorgt dafür, dass Ihre Datenbank stets auf dem neuesten Stand und langfristig nutzbar ist.

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Die Vorteile der Metadatenverwaltung

Aktives Metadatenmanagement ermöglicht metadaten-basierte Workflows, die zuverlässig und mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingreifen Prozesse, wie die Publikation Content oder den Rückruf von Bildern mit abgelaufenen Berechtigungen, automatisieren können.

Darüber hinaus sind Dateien mit angemessenen und aktuellen Metadaten für andere Personen leichter zu suchen und zu finden, was generell die Kontrolle, die Wiederverwendbarkeit und letztlich den Wert Ihrer Mediadateien erhöht.

Die strategische Verwaltung steigert auch den Nutzen von DAM Integrationen, wie z. B. Content Management Systemen, Produkt Information Systemen oder Collection Management Systemen, da digitale Bilder einschließlich ihrer Metadaten problemlos über integrierte Software hinweg abgerufen und genutzt werden können, ohne dass die Gefahr der Verwechslung von Versionen oder Duplikaten besteht.