In 3 Schritten erfolgreich das DAM wechseln

Viele Softwareverträge werden erneuert weil Kunden vor einer Datenmigration zurückschrecken. Die Angst ist oft unbegründet, aber verständlich, denn eine Datenmigration kann ohne gute Vorbereitung sehr umständlich und teuer werden. Datenmigrationen werden gern als intransparentes Gesamtpaket verkauft und Leute ohne technischen Hintergrund können sich oft schlecht vorstellen, was dabei eigentlich passiert.

Mit einem Digital Asset Management (DAM) sind Datenmigrationen einfacher, doch auch wir bekommen viele Fragen, wie die Daten in das DAM kommen. Speziell große Unternehmen mit komplexen Datenstrukturen scheuen vor einer Datenmigration zurück, weil ein Migrationsprojekt schnell aus dem Ruder laufen kann, und dann Geschäftsprozesse verlangsamt oder komplett behindert.

Häufige Probleme sind:

• Zeitaufwändige manuelle Aufgaben
• Übermässige Konfiguration des neuen Systems
• Zeitintensive Trainings für alle möglichen Szenarien
• Ständige Änderungen der Anwendungsfälle, die neue Benutzer verunsichern
• Verlust alter Ordnungssysteme, bevor neue etabliert sind
  
  

Dennoch, mit guter Vorbereitung, können all diese Probleme meist vermieden werden. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen eine Übersicht geben, die in 3 Schritten aufzeigt, wie Sie sich auf eine Datenmigration in ein DAM bestens vorbereiten können.

Schritt #1 - Prüfen Sie ihr aktuelles System und machen Sie Änderungen

Vor einer Datenmigration, müssen Sie verstehen, welche Daten Sie überhaupt migrieren wollen. Oftmals wird einfach alles migriert, aber dann haben Sie das Chaos vom File Server einfach in der Cloud und noch keine Arbeitserleichterung.

Schauen Sie sich also Ihre Daten an, die Speicherorte, die Anwendungen, die Formate, die Struktur in der die Daten organisiert sind. Verschaffen Sie sich einen Überblick welche Daten und welche Metadaten migriert werden müssen, welche Formate exportiert werden. Prüfen Sie auch, wie die Daten exportiert werden können und wer Zugriff auf die Daten hat und den Export starten könnte.

Eine typische Prüfung beantwortet folgende Fragen:

• Welche Daten brauchen Sie im neuen System?
• Wo werden die Daten derzeit gespeichert, genutzt und verfügbar gemacht? (Server, Cloud oder Drittsysteme)?
• Welche Datentypen nutzen Sie (Videos, Bilder, Brand Material, Produktdaten)?
• Wie sind die Daten organisiert? (Ordner, Metadaten, Taxonomien)?
• Welche Export-Methoden stehen zur Verfügung? (FTP, API, Speicherplatten, Einzelner Download)?
  
  

Für kleinere Unternehmen ist diese Prüfung oft schnell erledigt, wohingegen größere Unternehmen etwas mehr Zeit investieren müssen, vor Allem wenn die Daten in verschiedenen Systemen, Ländern, Abteilungen, Tochterfirmen verteilt sind.

Ihr neuer DAM Anbieter kann Ihnen helfen spezielle Formate oder Methoden für eine einfache Migration zu empfehlen. In einigen Fällen mögen diese Empfehlungen passend sein, in anderen Fällen können Sie den Empfehlungen vielleicht nicht folgen - aus Sicherheitsgründen oder technischen Problemen vom alten System. Unabhängig davon ist es wichtig, dass Sie eine Inventur Ihrer Daten machen und den Migrationsprozess dadurch ideal vorbereiten.

Schritt #2 - Definieren Sie, was Sie vom Ziel-System erwarten

Eine Datenmigration von einem System zu einem anderen ist auch eine Chance alte Strukturen zu prüfen und neue und bessere Wege zu finden, um Ihren Content zu organisieren. Möglicherweise organisieren Sie ihre Daten noch in hierarchischen Ordnern, und haben nun die Möglichkeit moderne Tags und Facetten zu verwenden.

Tatsächlich wenden sich mehr und mehr Unternehmen ab von Ordnerstrukturen, und organisieren Ihre Daten auf Basis von flexibleren und agileren Metadaten. Wenn Sie bereits metadaten-basiert organisieren, können Sie den Großteil beibehalten, aber vielleicht die 2-3 suboptimalen Prozesse bereinigen, die ihr Team immer wieder plagen. Ihre neuen Ordnungsstrukturen zu skizzieren, hilft bei der Datenmigration und beim Erfolg des neuen Systems.

Viele Dinge müssen bei einem Datenmodell beachtet werden:

• Kann das neue System und dessen Datenmodell mit Ihren Bedürfnissen wachsen?
• Wer sind die Hauptbenutzer?
• Was sind die Problembereiche dieser Benutzer?
• Welche Workflows und Anwendungsfälle machen Ihr Team glücklich?
• Welche Top 5 Anwendungsfälle sind höchste Priorität?

Besonders wichtig ist, dass Ihr neues System skaliert und sowohl System als auch Datenmodell einfach an neue unvorhergesehene Änderungen angepasst werden können. Das bedeutet, dass ihr altes System möglicherweise okay funktioniert hat, aber dennoch könnte ein neues System suboptimale Prozesse nochmals verbessern.

Schritt #3 - Die Metadaten planen

Kurz gesagt, wenn die Metadaten einfach exportiert und schnell zugeordnet werden können, ist die Datenmigration sehr einfach.

Eine Datenmigration in ein DAM bedeutet nicht nur die Dateien migrieren, sondern auch deren Metadaten aus dem alten System übernehmen. Die Datentypen und Formate mögen variieren, oftmals werden Metadaten aber als XMP oder IPTC vorliegen, in denen wiederum Texte gespeichert sind, die möglicherweise nicht mit dem kontrollierten Vokabular korrespondieren, dass Sie im Unternehmen einführen möchten.

Allgemein gesagt, ist die Geschwindigkeit der Datenmigration abhängig von drei Faktoren:

• Die Kombination ihrer digitalen Assets
• Die Anzahl von Metadatenfeldern und Metadaten dieser Assets
• Die Komplexität der Organisationsstruktur in der diese vorliegen

Daten in ein neues System übernehmen, kann einfach sein, wenn alle Daten in einer flachen Struktur mit wenigen Metadaten vorliegen. Das ist bei größeren Unternehmen aber selten der Fall.

Damit Metadaten einfach migriert werden können, müssen Sie wissen, wie und wo diese derzeit gespeichert sind. Dazu gehört zu wissen, welche Metadaten zu welchem Asset gehören, ob eine eineindeutige Asset ID als Referenzpunkt existiert, ob die Metadaten in diversen Sidecar Files (z.B. XMP) oder als ein File vorliegen und so weiter. Diese Übersicht ist der erste Schritt um dann den Import vorzubereiten.

Für den Import in das neue System muss ein Ziel-Datenmodell vorhanden sein. Sie müssen also alle Metadatenfelder und Metadatenanforderungen definiert haben, die im neuen System vorhanden sein müssen. Mit diesem Datenmodell können Sie bisherige Metadaten dem neuen Modell zuordnen. Das klingt kompliziert, bedeutet aber lediglich die Pfade zu definieren, also Feld X im alten System ist Feld Y im neuen.

Der Prozess der Zuordnung von Metadaten erfolgt in drei Schritten:

1. Definieren Sie die Struktur des neuen Systems (überkonfigurieren Sie nicht!)
2. Importieren Sie ihre binären Daten (Bilder, Videos etc.) und erstellen Sie neue eineindeutige Referenzen (Asset ID)
3. Nutzen Sie ihre Dateninventur und patchen Sie die Daten mit den Metadaten
   
   

Beachten Sie, dass es unzählige Metadatentypen gibt. Manchmal sind Metadaten in Datenbanken gespeichert (MySQL, Oracle, etc.), aber auch proprietäre Formate sind möglich. Export/Import sind wesentlich von der Speicherung der Daten und deren Form abhängig. Idealerweise können Sie die komplette Zuordnung vor der Datenmigration abschließen, andernfalls kann es zu manuellen Arbeiten kommen oder Sie benötigen Workflow Skripte für die Zuordnung.

Die Datenmigration durchführen

Wie oben erklärt, hängt der Migrationsprozess stark von Ihren bestehenden Datenstrukturen und Vorbereitungen ab. Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Dateien vorzubereiten, sie in lesbaren Formaten zugänglich zu machen und Ihre Metadaten abzubilden, ist die Umsetzung oft ein einfacher und weitgehend automatisierter Prozess. Danach muss das System nur noch geprüft und getestet werden, bevor es endgültig freigegeben wird.

Wir empfehlen, sich auf die fünf wichtigsten Anwendungsfälle zu konzentrieren und sicherzustellen, dass diese einwandfrei sind, bevor Sie die Test-Phase beenden. Es ist auch empfehlenswert, Ihre Mitarbeiter in diese Phase einzubeziehen, da sie möglicherweise wichtige Anregungen geben können, die sonst unbemerkt bleiben würden.

Dennoch sollten Sie bedenken, dass ein „lebendes“ DAM ein gutes DAM ist. Es ist wichtig, eine skalierbare Struktur zu planen, aber Sie müssen Strukturen auch immer wieder den Bedürfnissen ihres Unternehmens anpassen können, um das Beste aus Ihrer Lösung herauszuholen. Häufig kann Ihr DAM Anbieter Workshops und Meetings anbieten, wenn Sie Ihr System zu einem späteren Zeitpunkt verbessern möchten.

Denken Sie darüber nach, Ihre Dateien in ein DAM zu migrieren?

Unabhängig davon, ob Sie bereits ein DAM nutzen oder auf andere Lösungen für das Management von Inhalten zurückgreifen, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihr derzeitiges Setup nicht mehr ideal für Ihre Anforderungen ist. Falls dies der Fall ist, sollten Sie sich nicht von Bedenken bezüglich der Content Migration abhalten lassen, zu einer neuen Lösung zu wechseln.

Mehr zum Thema: 7 Schritte zu einer neuen Digital Asset Management Software

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