7 Schritte zum Kauf von Digital Asset Management Software

12. Juli 2024 Julia Stephan

Die Auswahl der richtigen Digital Asset Management (DAM) Software für Ihr Unternehmen is eine wichtige Entscheidung mit direkter Auswirkung auf Produktivität, Effizienz und letztlich den Umsatz. Mit dieser Signifikanz im Hinterkopf ist es eine Herausforderung, sich auf dem Softwaremarkt mit all seinen Anbietern und Auswahlmöglichkeiten zurechtzufinden. Es ist daher wichtig, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem man Schlüsselfaktoren berücksichtigt.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen gerne einige grundlegende Überlegungen zum Kauf eines Digital Asset Management Systems für Ihr Unternehmen vorstellen.

Alternativ können Sie auch direkt hier den Digital Asset Management Buyer's Guide herunterladen, um tiefere Einblicke zu erhalten, worauf Sie beim Kauf einer DAM Lösung achten sollten.

1. Identifizieren Sie Ihre DAM Anwendungsbereiche

Beginnen Sie damit, die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu erfassen, die Sie mit einem DAM System lösen wollen.

Ein DAM dient als Dreh- und Angelpunkt Ihres digitalen Content Ökosystems und hilft beim speichern, organisieren und verteilen Ihrer Media Assets und digitalen Inhalte von einem zentralen Ort aus, über ihren gesamten Lebenszyklus und alle Ihre Kommunikationskanäle hinweg. Welche Rolle soll die Software also für Ihr Unternehmen spezifisch spielen? Welche Herausforderungen soll es lösen?

Definieren Sie Anforderungen und Ziele, wie z. B. die Verbesserung der Kontrolle über Ihre Assets, Effizienz und Produktivität, die Verbesserung der Markenkonsistenz oder bessere interne und externe Zusammenarbeit. Typische branchenübergreifende Anwendungsfälle sind:

2. DAM Hauptanwender

Ermitteln Sie die Power User, die in hohem Maße auf das System angewiesen sein werden, und binden Sie sie frühzeitig in den Prozess ein. Typische Hauptnutzer finden sich in IT Teams, Marketing- und Kommunikations-, Personal- und Rechtsabteilungen. Vergewissern Sie sich, dass Sie ihre Bedürfnisse und Beweggründe verstehen und sicherstellen, dass die gewählte Digital Asset Management Lösung gut in ihre Arbeitsabläufe passt.

3. Ihr Content-Ökosystem

Stellen Sie sicher, dass sich das DAM nahtlos in Ihr bestehendes IT-Umfeld integrieren lässt. Eine Integration gewährleistet nahtlose Workflows über verschiedene Plattformen und Geschäftsfunktionen hinweg und maximiert so den Wert des DAM Systems im gesamten Unternehmen. Dies kann in der Regel durch die Verwendung von gebrauchsfertigen Plugins oder einer offenen API zur Erstellung benutzerdefinierter Integrationen erfolgen.

4. Technische Anforderungen an Ihr DAM

Machen Sie sich technische Anforderungen bewusst, z. B. in Bezug auf das Metadatenmanagement, Zugangskontrolle und unternehmens- oder industriespezifische Regulationen. Bewerten Sie die Systemsicherheit sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Ihr zukünftiger DAM-Softwareanbieter sich zu Cybersicherheitsstandards verpflichtet. Bei der Entscheidung zwischen Software as a Service (SaaS), die in der Cloud gehostet wird, und Vor-Ort-Lösungen (On-Premises) sollten Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens, die Sicherheitsanforderungen und die allgemeine Cloud-Strategie berücksichtigen.

SaaS Lösungen bieten Flexibilität und ortsunabhängige Erreichbarkeit und sind damit ideal für moderne Firmen. Wir empfehlen, Ihr DAM zukunftssicher zu gestalten, indem Sie eine skalierbare Lösung wählen, die sich an Ihre wachsenden Anforderungen anpassen kann.

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5. Den DAM-Markt sondieren

Recherchieren Sie Ihre Optionen gründlich anhand zuverlässiger Quellen und Bewertungsportale wie Gartner, G2 oder Capterra. Vereinbaren Sie unverbindliche Beratungstermine mit Anbietern, um sich mit Ihrem potenziellen zukünftigen Digital Asset Management System vertraut zu machen und die Menschen, die dahinter stehen, kennenzulernen. Besprechen Sie, inwieweit das DAM auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Vergleichen Sie Preismodelle, um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie benötigen, und nicht von hohen Kosten für Zusatzmodule oder Dienstleistungen überrascht werden. Überlegen Sie auch, wie viel Unterstützung Sie in Zukunft vom Anbieter benötigen werden, und berücksichtigen Sie Support- und Servicepläne.

Digital Asset Management software - support and service expertise

6. DAM Fachwissen und Branchenkompetenz

Achten Sie besonders auf die fachliche Expertise der Berater und des Support Teams, mit denen Sie auf der Anbieterseite zusammenarbeiten werden. Sind sie kompetent und haben sie Erfahrung mit der Lösung von Problemen in Ihrer Branche oder Ihrem Anwendungsfall? Jedes Unternehmen benötigt seine eigenen, individuell zugeschnittenen Lösungen, aber viele Herausforderungen sind keine Einzelfälle und es gibt bereits bewährte Lösungsansätze. Es kann sich lohnen, einen etablierten Anbieter zu wählen, der über Erfahrung verfügt, um diese effektiv anzugehen.

7. Interne Interessengruppen involvieren

Es ist wichtig, die wichtigsten Interessengruppen innerhalb Ihres Unternehmens frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Präsentieren Sie Vorteile und den potenziellen ROI ausführlich und schlüssig, um interne Unterstützung zu gewinnen. Erstellen Sie zum Beispiel einen Business Case, um die wichtigsten Fakten zusammenzufassen.

Erwägen Sie die Ernennung eines Buying Committee bzw. Einkaufsausschusses - einer Gruppe verschiedener Interessengruppen aus unterschiedlichen Abteilungen, die ein Interesse am Kauf eines DAM haben. Ihre Aufgabe ist es, verschiedene Perspektiven einzunehmen und sicherzustellen, dass die DAM Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und den erwarteten Nutzen erbringt.

Mit diesen Überlegungen und gründlicher Definition Ihrer Anforderungen, sowie Bewertung der verfügbaren Optionen, können Sie ein DAM System auswählen, das mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmt und Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolg ausrichtet.

7 Schritte zum Kauf von Digital Asset Management Software

1. Identifizieren Sie Ihre DAM Anwendungsbereiche

2. DAM Hauptanwender

3. Ihr Content-Ökosystem

4. Technische Anforderungen an Ihr DAM

5. Den DAM-Markt sondieren

6. DAM Fachwissen und Branchenkompetenz

7. Interne Interessengruppen involvieren

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