©HHLA/Thies Rätzke
Bildverwaltung bei der HHLA: Effizient und DSGVO-konform
Warum ist es für die HHLA wichtig, Mediendateien effektiv zu verwalten?
Bei der HHLA sind Bilder und andere Mediendateien ein wesentlicher Bestandteil von Marketing, Dokumentation, Schulung, Stakeholder-Kommunikation und Krisenmanagement. Die effektive Verwaltung dieser Assets ist entscheidend für ein konsistentes Branding, effiziente Abläufe, einen sicheren Zugang und eine solide Zusammenarbeit, die alle das Wachstum und die operative Exzellenz der HHLA unterstützen.
Wie haben Sie die Mediendateien vor der Implementierung von Fotoware DAM verwaltet?
Vor der Implementierung von Fotoware DAM wurden die Mediendateien mit traditionellen Methoden wie lokalen oder gemeinsam genutzten Laufwerken, Cloud-Speichern und E-Mail verwaltet. Diese Methoden führten zu erheblichen Problemen, wie z.B. unorganisierte und verstreute Dateien, inkonsistente Metadaten, schlechte Versionskontrolle, begrenzte Zugriffskontrolle, ineffiziente Zusammenarbeit und mangelnde Skalierbarkeit. Diese Probleme machten deutlich, dass ein robusteres Digital Asset Management (DAM) System erforderlich war, um die Medienverwaltung zu optimieren und die generelle Effizienz zu verbessern.
Ein sehr wichtiges Auswahlkriterium war die Standardisierung von Metadaten. Hier haben wir gemeinsam mit Fotoware Beratern ein umfassendes Schema mit Klassifizierungen und Filtern entworfen, im System abgebildet und in die tägliche Praxis umgesetzt.
Die einheitliche Dateiorganisation und -verwaltung war von Anfang an eine Schlüsselfunktion, die uns im täglichen Umgang mit den Mediendateien Zeit sparen und Ineffizienzen reduziert. Fotoware hatte auf viele unserer Fragen gute Antworten und gab uns dank seiner kompetenten Projektmitarbeiter auch die notwendige Investitionssicherheit.
Welche Funktionalitäten in Fotoware finden Sie am wertvollsten, und warum ist das so?
Die intuitive Benutzeroberfläche mit fortschrittlichen und die einfach zu bedienenden Suchfunktionen sind wesentliche Vorteile und der Schlüssel zu einer hohen internen Nutzung des Systems. Gepaart mit den notwendigen Automatisierungen, um Dateien mit hoher Geschwindigkeit zu verarbeiten und zu veröffentlichen, optimieren diese Funktionen das Medienmanagement, erhöhen die Sicherheit, verbessern die Effizienz und erleichtern die nahtlose Zusammenarbeit, so dass die HHLA in der Lage ist, digitale Assets effektiv zu verwalten.
Was waren die Hauptvorteile der Implementierung des Moduls zur Verwaltung von Einverständnis?
Die Implementierung des Moduls für Consent Management gibt uns die Möglichkeit, Einverständniserklärungen von Personen dort zu speichern, wo sich die Fotos der entsprechenden Personen befinden, nämlich im DAM. Wir können separate Formulare für verschiedene Zwecke erstellen, schnell das Einverständnis der zu fotografierenden Personen einholen und direkt im System hinterlegen.
Wir können uns so einfach einen vollständigen Überblick darüber verschaffen, wer unserer Organisation Einverständnis erteilt hat oder nicht. Auf diese Weise können alle Benutzer sofort den Status der Nutzungsrechte und die Verfallsdaten für alle gespeicherten Bilder von Personen sehen. Mit dieser Lösung sind wir vollständig DSGVO-konform.
Welche Systemoptimierungen planen Sie für die Zukunft?
In den letzten 5 Jahren haben wir das System zusammen mit unseren Projektpartnern zu einem festen Instrument für unsere Marketingzwecke entwickelt. Rund 500 Mitarbeiter sind im System registriert und arbeiten regelmäßig damit.
In Zukunft werden wir die Möglichkeiten der Bilderkennung und der automatischen Verschlagwortung mittels künstlicher Intelligenz testen. Ich freue mich schon darauf.
