7 Schritte zum Kauf von Digital Asset Management Software
12. Juli 2024
Julia Stephan
1. Identifizieren Sie Ihre DAM Anwendungsbereiche
Beginnen Sie damit, die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu erfassen, die Sie mit einem DAM-System lösen wollen.
Definieren Sie Anforderungen und Ziele, wie z. B. die Verbesserung der Kontrolle über Ihre Assets, Effizienz und Produktivität, die Verbesserung der Markenkonsistenz oder bessere interne und externe Zusammenarbeit. Typische branchenübergreifende Anwendungsfälle sind:
2. DAM Hauptanwender
Ermitteln Sie die Power User, die in hohem Maße auf das System angewiesen sein werden, und binden Sie sie frühzeitig in den Prozess ein. Typische Hauptnutzer finden sich in IT-, Marketing- und Kommunikations-, Personal- und Rechtsabteilungen. Vergewissern Sie sich, dass Sie ihre Bedürfnisse und Beweggründe verstehen und sicherstellen, dass die gewählte DAM-Lösung gut in ihre Arbeitsabläufe passt.
3. Ihr Content-Ökosystem
Stellen Sie sicher, dass sich das DAM nahtlos in Ihr bestehendes IT-Umfeld integrieren lässt. Eine Integration gewährleistet nahtlose Workflows über verschiedene Plattformen und Geschäftsfunktionen hinweg und maximiert so den Wert des DAM Systems im gesamten Unternehmen. Dies kann in der Regel durch die Verwendung von gebrauchsfertigen Plugins oder einer offenen API zur Erstellung benutzerdefinierter Integrationen erfolgen.
4. Technische Anforderungen an Ihr DAM
Machen Sie sich technische Anforderungen bewusst, z. B. in Bezug auf das Metadatenmanagement, Zugangskontrolle und unternehmens- oder industriespezifische Regulationen. Bewerten Sie die Systemsicherheit sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Ihr zukünftiger DAM-Softwareanbieter sich zu Cybersicherheitsstandards verpflichtet. Bei der Entscheidung zwischen Software as a Service (SaaS), die in der Cloud gehostet wird, und Vor-Ort-Lösungen (On-Premises) sollten Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens, die Sicherheitsanforderungen und die allgemeine Cloud-Strategie berücksichtigen.
SaaS Lösungen bieten Flexibilität und ortsunabhängige Erreichbarkeit und sind damit ideal für moderne Firmen. Wir empfehlen, Ihr DAM zukunftssicher zu gestalten, indem Sie eine skalierbare Lösung wählen, die sich an Ihre wachsenden Anforderungen anpassen kann.
5. Den DAM-Markt sondieren
Recherchieren Sie Ihre Optionen gründlich anhand zuverlässiger Quellen und Bewertungsportale wie Gartner, G2 oder Capterra. Vereinbaren Sie unverbindliche Beratungstermine mit Anbietern, um sich mit Ihrem potenziellen zukünftigen DAM System vertraut zu machen und die Menschen, die dahinter stehen, kennenzulernen. Besprechen Sie, inwieweit das DAM auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Vergleichen Sie Preismodelle, um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie benötigen, und nicht von hohen Kosten für Zusatzmodule oder Dienstleistungen überrascht werden. Überlegen Sie auch, wie viel Unterstützung Sie in Zukunft vom Anbieter benötigen werden, und berücksichtigen Sie Support- und Servicepläne.
6. DAM Fachwissen und Branchenkompetenz
Achten Sie besonders auf die fachliche Expertise der Berater und des Support Teams, mit denen Sie auf der Anbieterseite zusammenarbeiten werden. Sind sie kompetent und haben sie Erfahrung mit der Lösung von Problemen in Ihrer Branche oder Ihrem Anwendungsfall? Jedes Unternehmen benötigt seine eigenen, individuell zugeschnittenen Lösungen, aber viele Herausforderungen sind keine Einzelfälle und es gibt bereits bewährte Lösungsansätze. Es kann sich lohnen, einen etablierten Anbieter zu wählen, der über Erfahrung verfügt, um diese effektiv anzugehen.
7. Interne Interessengruppen involvieren
Es ist wichtig, die wichtigsten Interessengruppen innerhalb Ihres Unternehmens frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Präsentieren Sie Vorteile und den potenziellen ROI ausführlich und schlüssig, um interne Unterstützung zu gewinnen. Erstellen Sie zum Beispiel einen Business Case, um die wichtigsten Fakten zusammenzufassen.
Erwägen Sie die Ernennung eines Buying Committee bzw. Einkaufsausschusses - einer Gruppe verschiedener Interessengruppen aus unterschiedlichen Abteilungen, die ein Interesse am Kauf eines DAM haben. Ihre Aufgabe ist es, verschiedene Perspektiven einzunehmen und sicherzustellen, dass die DAM Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und den erwarteten Nutzen erbringt.
Mit diesen Überlegungen und gründlicher Definition Ihrer Anforderungen, sowie Bewertung der verfügbaren Optionen, können Sie ein DAM-System auswählen, das mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmt und Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolg ausrichtet.
